Informationstechnologie der Spitzenklasse

Advokatfirma Klaveness & Co. ist ein hochtechnisiertes Anwaltsbüro. Seit mehreren Jahren haben wir ein besoderes Augenmerk auf dieses Gebiet gelegt. Als Resultat hiervon haben wir nicht nur das effektivste interne System des Landes für unsere eigene Organisation aufgebaut. Wir haben auch anderen geholfen - als Vorreiter und durch Beratung- ihre eigenen Systeme zu entwickeln.

Unser System umfasst vier Ebenen:

1. Hardware

2. Software

3. Die Kenntnisse, die Marktvorteile zu nutzen, die die Ausstattung bietet

4. Anpassen der Arbeitsabläufe und -weisen, um die neuen Möglichkeiten auszunutzen.

Die Lösungen, die -zur Zeit- grösstes Interesse geweckt haben, liegen auf dem Gebiet der elektronischen Aktenbearbeitung und des elektronischen Dokumentenaustausches.

Hardware

Diese Ebene ist am einfachsten zu meistern.Qualität und Leistung sind einfach eine Frage ds Preises. Was die Computer angeht, kaufen wir wenig “Markenware”. Die kleinen Hersteller liegen manchmal im Preis sehr viel niedriger und in der Qualität oft auch höher: sie haben keine Lager- und Werbekosten.

Software

Unsere Grundregeln sind:

1. Kaufe niemals ein grosses und kompliziertes Programm, wenn es auch eine kleinere, einfachere Lösung gibt, die den selben Nutzen hat.

2. Ein gutes Programm muss sich selbst erklären und so wenig neue Befehle/Begriffe enthalten wie möglich.

3. Das Programm soll die Informationen geben, die man braucht, auf eine effektive Weise, da und dort - am Bildschirm, wenn man sie braucht. Zusatzinformationen und Funktionen, die über das Nötige hinausgehen, sind von Ûbel.

4. Es ist viel einfacher, ein Programm zu kaufen, das den vorhandenen Arbeitsabläufen (der Arbeitsweise) angepasst ist, als Arbeitsläufe einem neuen Programm anzupassen.

Weiterbildung/Kenntnisse

Für die meisten Systeme kosten die Updates 20 bis 50 mal soviel wie das Programm. Es gibt Ausnahmen. Sie sind selten und ihr Geweicht in Gold wert.

Anpassen von Arbeitsabläufen und -weisen

Dieses ist der grösste und schwierigste Teil von allen. Informationstechnologie und die Kenntnisse, wie man sie benutzen kann, ist nur eine von verschiedenen Voraussetzungen für gute Arbeit.

Noch wichtiger ist es, zu wissen wo und wann man sie benutzen kann und wie man die Arbeit so einrichtet, dass grösstmöglicher Nutzen aus dem neuen System gezogen werden kann.

Erst wenn sich eine neue Routine entwickelt und eingespielt hat, beginnen sich die Ausgaben für das neue System zu rentieren.

Elektronische Datenverarbeitung

Als erste Anwaltskanzlei in Norwegen haben wir ein System für ausschliesslich elektronische Datenverarbeitung in Gebrauch genommen. Dieses benutzen wir parallel zu dem alten Ablagesystem mit Papier und Akten. Wir haben mit anderen Worten die ersten drei Phasen hinter uns und befinden uns mitten in Phase vier.

Die wesentlichsten Komponenten des Systems sind Produkte von Hewlett Packard. Die Hardware besteht unter anderem aus einem grossen, effektiven Netzwerk-Scanner, der schnell grossen Mengen von in papierform vorliegenden Informationen in die elektrische Form konvertiert und diese direkt in den elektronischen “Eingangsordner” unserer Mitarbeiter weiterleitet. Hier werden sie mit Zusatzinformationen für die Suche versehen und in elektronischen Akten, die für jeden einzelnen Mandanten und Fall vorliegen, gespeichert. Bei Bedarf werden die Daten durch eine OCR-”Mühle” gesendet und für die weitere Bearbeitung (Text, Rechnungen, Datenverabeitung) auf die entsprechenden Datenbahnen konvertiert.

Dies ist offensichtlich das System der Zukunft. Es schafft ein enormes Potential für die billige Massenlagerung von Informationen und erfüllt gleichzeitig alle Träume davon, dieselben schnell wiederzufinden. Das interessanteste von uns getestete Dokumentspeicherprogramm führt automatisch eine OCR (automatische Texterkennung) auf allen vorhandenen grafischen Datenbahnen durch und erstellt ein Inhaltsverzeichnis, das für die Suche benutzt werden kann. Das macht es möglich irgendein Dokument irgeneines Mandanten innerhalb von Millisekunden ab drücken der “Enter-Taste” zu finden.

Elektronischer Schriftwechsel

Unsere Kanzlei hat gemeinsam mit dem Amtsgericht Moss ein Testprogramm für den elektronischen Schriftwechsel durchgefürt. Dieser Test hatte mehrere Zielsetzungen.

1.) Wir haben mit Hilfe von “CryptMail” für Windows verschlüsselte Informationen versendet. Ein Bericht hierüber ist an anderer Stelle geschrieben und veröffentlicht worden.

2.) Wir haben uns näher damit befasst, was man mit elektronischem Dokumentenaustausch erreichen kann. Ziel ist es, nicht einfach Daten herumzuschicken, sondern dies effektiv in der Vorbereitung und Durchführung von Gerichtsverhandlungen zu nutzen. Hierin liegt ein grosses Gewinnpotential und früher oder später wird der norwegische Gesetzgeber dies ausnutzen.

Solange warten wir bis auf weiteres darauf, dass sich Standards entwickeln, die von “allen” genutzt werden können: Eine solche Kommunikation setzt voraus, das die Programme von Absender und Empfänger “miteinander sprechen” können. Auf diesem Gebiet lohnt es sich wenig, seiner Zeit voraus zu sein