Informasjonsteknologi i toppklasse

Advokatfirma Klaveness & Co. er et “høyteknologisk” advokatkontor. Informasjonsteknologi har vært et hovedsatsningsområde gjennom mange år. Som et resultat av dette har vi ikke bare bygget opp av landets mest effektive systemer internt i vår egen organisasjon. Vi har også bistått andre - som forelesere og ved konsulentbistand - med utvikling av deres systemstrategi.

Vår satsning omfatter fire nivåer:
1 Hardware
2 Software
3 Kunnskap til å utnytte de konkurransefordelene som utstyret gir.
4 Tilpasning av rutiner og arbeidsmåter, for å utnytte de nye mulighetene.

De løsningene som - for tiden - har vakt størst interesse, ligger på områdene elektronisk dokumentbehandling.og elektronisk dokumentutveksling.

Hardware
Dette er det enkleste nivået å mestre. Kvalitet og ytelse er et enkelt spørsmål om pris. Når det gjelder datamaskiner, kjøper vi lite “merkevare”. De små “systemsnekkerne” ligger stort sett under i pris, og over i kvalitet: De har ingen lager- og reklamekostnader.

Software
Våre grunnregler er:

1. Kjøp aldri et stort og komplisert program, hvis det finnes en liten, enkel løsning som kan gjøre samme nytte.

2. Et godt program skal være selvforklarende, og inneholde færrest mulig nye kommandoer / begreper.

3. Programmet skal gi deg den informasjonen du etterspør, på en effektiv måte, der og da, i skjermen, når du trenger den.Tilleggsinformasjon og funksjoner utover det som er nødvendig, er av det onde.

4. Det er mye enklere å kjøpe et program som er tilpasset en eksisterende rutine (arbeismåte), enn å tilpasse arbeidsmåten til et nytt program.

Opplæring / kunnskap
For de fleste systemer koster opplæring (til et effektivt nivå) 20-50 ganger så mye som programmet.Unntak finnes. De er sjeldne, og verdt sin vekt i gull.

Tilpasning av rutiner og arbeidsmåter
Dette er den største og tyngste komponenten av alle. Informasjonsteknologi og kunnskap om hvordan du bruker den, er bare en av flere forutsetninger for å gjøre godt arbeid.

 Enda viktigere er det at du vet hvor og når du skal bruke den, og hvordan du skal legge opp arbeidet for å få maksimal nytte av de nye systemene.

 Det er først når de nye rutinene er utviklet og implementert, at du begynner å tjene inn igjen det et system har kostet.

Elektronisk dokumentbehandling
Vi har, som det første advokatkontor i Norge, tatt i bruk et system for totalt elektronisk dokumentbehandling. Systemet kjøres parallelt med det gamle, papirbaserte mappesystemet. Vi har med andre ord gjennomgått fase 1-3 ovenfor, og holder på med fase 4.

 De vesentligste komponentene i systemet er levert fra Hewlett Packard. Hardware består av bl.a. en stor, effektiv nettverks-scanner, som hurtig konverterer store mengder papirbasert informasjon til elektronisk form og ekspederer den direkte til medarbeidernes elektroniske “inn-skuff”. Her blir den forsynt med søkbar tilleggsinformasjon og lagret i elektroniske saksmapper på hver eneste klient og sak. Ved behov sendes dataene gjennom en OCR-”kvern”, og konverteres til karakterbaserte datafiler for videre bearbeiding som tekst, regneark eller databaser.

Systemet har åpenbart fremtiden for seg. Det gir et enormt potensiale for billig masselagring av informasjon, og oppfyller alle drømmer om rask gjenfinning. Det mest interessante dokumentlagringsprogrammet vi har testet kjører automatisk OCR (optisk tekstgjenkjenning) på samtlige grafiske filer det får hånd om, og lager en søkbar indeks. Dette gjør det mulig å lokalisere et hvilket som helst grafisk dokument i en hvilken som helst klientmappe i løpet av millisekunder fra vi trykker på “enter” knappen.

Elektronisk dokumentutveksling
Vårt kontor har, sammen med Moss byrett, gjennomført et testprogram for elektronisk dokumentutveksling. Testen har hatt flere målsetninger.

 1. Vi har testet ut krypteringsrutiner, ved hjelp av UTIMACO’s program “CryptMail” for Windows. Rapport om dette er skrevet og publisert annensteds.

2. Vi har sett nærmere på hva man kan oppnå ved elektronisk dokumentutveksling. Målet er ikke bare å flytte data omkring, men å utnytte dem mer effektivt i forberedelse og gjennomføring av saker for domstolene. Det ligger et betydelig gevinstpotensiale i å gjøre dette, og før eller siden kommer norsk prosesslovgivning til å åpne for å ta dem i bruk.

 Inntil videre venter vi imidlertid på at det skal utfelle seg standarder som “alle” kan ta i bruk: Slik kommunikasjon forutsetter at senders og mottagers programvare kan “snakke sammen”. Dette er et felt der det lønner seg lite å være forut for sin tid.